Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die ein Arbeitnehmer für eine Unterkunft bei einer dienstlichen Reise hat. Wenn die Unterkunft am Einsatzort die einzige Wohnung des Arbeitnehmers ist, gelten diese Kosten nicht als zusätzlicher Aufwand im steuerlichen Sinn.
Werbungskostenabzug
Die echten Übernachtungskosten können als Reisekosten geltend gemacht und steuerlich als Werbungskosten abgezogen werden, sofern der Arbeitgeber diese nicht schon steuerfrei erstattet hat.
Erstattung durch den Arbeitgeber
Für Übernachtungen im Inland darf der Arbeitgeber pauschal 20 Euro pro Nacht erstatten, ohne dass der Arbeitnehmer Belege vorlegen muss. Im Ausland gelten bestimmte Pauschbeträge, die vom Bundesfinanzministerium festgelegt werden, orientiert an den höchsten Übernachtungsgeldern der jeweiligen Länder.
Diese Pauschalen können nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft selbst bezahlt und diese nicht kostenlos oder teilweise kostenlos vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt wird. Auch Übernachtungen in Fahrzeugen erlauben keine steuerfreie Pauschalerstattung. Bei Schlafwagen oder Schiffskabinen gilt die Steuerfreiheit nur, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde.
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