Fahrtkosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die ein Arbeitnehmer hat, wenn er ein Verkehrsmittel für dienstliche Fahrten nutzt.
- Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zählt der bezahlte Fahrpreis inklusive eventuell anfallender Zuschläge.
- Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Auto, kann er den Anteil der jährlichen Gesamtkosten für dieses Fahrzeug ansetzen, der auf die dienstlichen Fahrten entfällt.
- Der Arbeitnehmer kann auch einen pauschalen Kilometersatz für 12 Monate berechnen und diesen verwenden, solange sich die Kosten oder Konditionen nicht wesentlich ändern (wie Abschreibung oder Leasing).
- Alternativ kann er die gesetzlich festgelegten Pauschalkilometersätze (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG) ansetzen.
- Bestimmte Fahrten, die im Gesetz genannt sind, gehören nicht zu den Reisekosten.
Erstattung durch den Arbeitgeber
- Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber Unterlagen vorlegen, die zeigen, dass die Erstattung steuerfrei ist. Wenn die Fahrtkosten nicht pauschal abgerechnet werden, müssen auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachgewiesen werden.
- Der Arbeitgeber muss diese Nachweise als Belege aufbewahren.
- Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, darf er keine pauschalen Kilometersätze steuerfrei erstatten – auch nicht teilweise.
Mehr über das Thema:
Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten – Beruflichen Fahrtkosten