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Übersicht über die ab 1. Januar 2025 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

Reisekostenrechner

Verpflegungsmehraufwand einfach erklärt

• Arbeitnehmer können zusätzliche Kosten für Verpflegung bei beruflichen Reisen als Werbungskosten absetzen – aber nur nach bestimmten Regeln.
• Arbeitet man außerhalb von Wohnung und erster Arbeitsstätte, gibt es Pauschalen für Verpflegung:
  • 28 Euro für einen vollen Tag (24 Stunden Abwesenheit)
  • 14 Euro für An- und Abreisetage, wenn man an dem Tag außerhalb der Wohnung übernachtet
  • 14 Euro, wenn man ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden abwesend ist
• Wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist, gelten die gleichen Regeln, wobei die Wohnung der Lebensmittelpunkt ist.
• Im Ausland gibt es andere Pauschbeträge, die sich je nach Land unterscheiden und etwa 80 bis 120% der Inlandswerte betragen.
• Die Verpflegungspauschalen können höchstens für die ersten drei Monate an einem Ort geltend gemacht werden. Bei einer Pause von mindestens vier Wochen beginnt die Frist von vorn.
• Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten bereitstellt, muss die Pauschale dafür gekürzt werden:
  • Frühstück um 20%
  • Mittag- und Abendessen jeweils um 40%
• Bezahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit selbst, wird der Kürzungsbetrag entsprechend verringert.
• Wurde die Verpflegung steuerfrei erstattet, darf der Arbeitnehmer keinen weiteren Werbungskostenabzug machen.
• Diese Regeln gelten auch für Verpflegungsmehraufwand bei doppelter Haushaltsführung, jedoch darf pro Tag nur der höchste Pauschalbetrag abgezogen werden.

Übernachtungskosten

BMF § 9 Wer­bungs­kos­ten

§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG regelt, wie Fahrtkosten bei beruflichen Fahrten steuerlich behandelt werden, insbesondere für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten im Rahmen von Dienstreisen.

• Fahrtkosten sind die Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer durch die Nutzung eines Verkehrsmittels für berufliche Fahrten hat.
• Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug kann der Arbeitnehmer entweder die tatsächlichen Kosten anteilig ansetzen oder einen pauschalen Kilometersatz nutzen.
• Die Regelung im § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG erlaubt es, Fahrtkosten auch pauschal nach Kilometern abzurechnen, was die Abrechnung vereinfacht.
• Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte sind davon besonders betroffen: Hier gilt in der Regel die sogenannte Entfernungspauschale (Pendlerpauschale).
• Andere Fahrten im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, wie z. B. Dienstreisen, können ebenfalls nach den Vorgaben dieses Paragraphen abgerechnet werden.
• Es gibt aber auch Fahrten, die nicht als Reisekosten anerkannt werden (z. B. Fahrten im Firmenwagen, die besonderen Sonderregelungen unterliegen).

Kurz gesagt:

• § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG beschreibt, wie Arbeitnehmer die Kosten für berufliche Fahrten, vor allem mit dem eigenen Auto, steuerlich geltend machen können – entweder durch tatsächliche Kostennachweise oder durch pauschale Kilometersätze.
• Das erleichtert und vereinheitlicht die steuerliche Abrechnung von Fahrtkosten im Berufsalltag.

Mehr über das Thema:

Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten

BMF – Fahrtkosten als Reisekosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die ein Arbeitnehmer hat, wenn er ein Verkehrsmittel für dienstliche Fahrten nutzt.

• Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zählt der bezahlte Fahrpreis inklusive eventuell anfallender Zuschläge.
• Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Auto, kann er den Anteil der jährlichen Gesamtkosten für dieses Fahrzeug ansetzen, der auf die dienstlichen Fahrten entfällt.
• Der Arbeitnehmer kann auch einen pauschalen Kilometersatz für 12 Monate berechnen und diesen verwenden, solange sich die Kosten oder Konditionen nicht wesentlich ändern (wie Abschreibung oder Leasing).
• Alternativ kann er die gesetzlich festgelegten Pauschalkilometersätze (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG) ansetzen.
• Bestimmte Fahrten, die im Gesetz genannt sind, gehören nicht zu den Reisekosten.

Erstattung durch den Arbeitgeber

• Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber Unterlagen vorlegen, die zeigen, dass die Erstattung steuerfrei ist. Wenn die Fahrtkosten nicht pauschal abgerechnet werden, müssen auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachgewiesen werden.
• Der Arbeitgeber muss diese Nachweise als Belege aufbewahren.
• Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt, darf er keine pauschalen Kilometersätze steuerfrei erstatten – auch nicht teilweise.

Mehr über das Thema:

Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten – Beruflichen Fahrtkosten

Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 Werbungskosten

BFM Fahrtkosten als Reisekosten

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise entstanden sind. Sie dient dazu, diese Ausgaben gegenüber dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt nachzuweisen, damit sie erstattet werden können bzw. steuerlich anerkannt werden. Zu den typischen Reisekosten gehören Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und weitere notwendige Ausgaben.

Wer kann und muss eine Reisekostenabrechnung machen? Grundsätzlich kann jeder Arbeitnehmer, der beruflich unterwegs ist, eine Reisekostenabrechnung einreichen, um entstandene Kosten erstattet zu bekommen.
Für Selbstständige und Freiberufler ist sie ein wichtiges Mittel, um ihre betrieblichen Ausgaben korrekt zu dokumentieren und steuerlich geltend zu machen. Arbeitgeber sind oft verpflichtet, korrekte Abrechnungen zu verlangen und zu prüfen.

Wie kann man eine Reisekostenabrechnung machen? Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, vom klassischen handschriftlichen Formular bis hin zu digitalen Lösungen. Für eine einfache, sichere und kostenlose Lösung ist unsere Reisekostenrechner die beste Alternative. Dort finden Sie ein kindlich einfaches Formular, mit dem die Reisekostenabrechnung schnell, verständlich und sicher online erstellt und gespeichert werden kann – ideal für alle, die eine unkomplizierte Lösung suchen.

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Reisekostenrechner

Vereinfachte Darstellung

Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtungen bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auslandsreisen. Die Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind in der Übersicht fett hervorgehoben.

Bei eintägigen Auslandsreisen gilt der Pauschbetrag des letzten Reiseziels im Ausland.

Bei mehrtägigen Reisen in mehrere Länder gelten für jeden Tag die Pauschalen des Ortes, der jeweils vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.

Am Anreise- und Abreisetag wird ebenfalls der Pauschbetrag des zuletzt erreichten Ortes verwendet.

Für Zwischentage (volle 24 Stunden Abwesenheit) gilt in der Regel der Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Wenn direkt nach einer Rückreise eine weitere (ein- oder mehrtägige) Auswärtstätigkeit beginnt, wird für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt. Bei Flug- und Schiffsreisen gelten zusätzliche Vorgaben.

Mahlzeitenkürzung und Sonderfälle

Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt, muss die Verpflegungspauschale für den jeweiligen Tag gekürzt werden, unabhängig davon, wo die Mahlzeit eingenommen wurde.

Für Länder, die nicht in der Übersicht genannt sind, gilt der Luxemburg-Wert. Für Übersee- und Außengebiete gilt der Pauschbetrag des Mutterlandes.

Übernachtungskosten und Werbungskosten

Die Pauschbeträge für Übernachtungen gelten nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber. Private Werbungskosten können nur anhand der tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten abgezogen werden.

Gleiches gilt für Betriebsausgaben.

Doppelte Haushaltsführung

Das Schreiben gilt auch für eine doppelte Haushaltsführung im Ausland.

Mehr über Reisekosten Auslandsreise steuerlich 2025 finden Sie hier:

Übersicht Pauschbeträge BMF

Bundesfinanzministerium.de

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die ein Arbeitnehmer für eine Unterkunft bei einer dienstlichen Reise hat. Wenn die Unterkunft am Einsatzort die einzige Wohnung des Arbeitnehmers ist, gelten diese Kosten nicht als zusätzlicher Aufwand im steuerlichen Sinn.

Werbungskostenabzug

Die echten Übernachtungskosten können als Reisekosten geltend gemacht und steuerlich als Werbungskosten abgezogen werden, sofern der Arbeitgeber diese nicht schon steuerfrei erstattet hat.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Für Übernachtungen im Inland darf der Arbeitgeber pauschal 20 Euro pro Nacht erstatten, ohne dass der Arbeitnehmer Belege vorlegen muss. Im Ausland gelten bestimmte Pauschbeträge, die vom Bundesfinanzministerium festgelegt werden, orientiert an den höchsten Übernachtungsgeldern der jeweiligen Länder.

Diese Pauschalen können nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft selbst bezahlt und diese nicht kostenlos oder teilweise kostenlos vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt wird. Auch Übernachtungen in Fahrzeugen erlauben keine steuerfreie Pauschalerstattung. Bei Schlafwagen oder Schiffskabinen gilt die Steuerfreiheit nur, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde.

Mehr über das Thema:

Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen ab 1. Januar 2025

Pauschbeträge 2025

BMF – Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2025